ZAPYTANIE OFERTOWE nr 1/KDK/2023 z dnia 19 lipca 2023 r.
W związku z realizacją projektu pn. „Komputer dla każdego 2023 – szkolenie z zakresu obsługi komputera”, współfinansowanego ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych w ramach konkursu numer 1/2022 pn. „Działamy razem” na podstawie art. 11 i art. 13 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie w związku z art. 36 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, zapraszamy do złożenia oferty na świadczenie usługi: zakwaterowanie i wyżywienie uczestników szkolenia dla osób słabowidzących i niewidomych.
1. Zamawiający:
INTEGRACYJNY KLUB SPORTOWY „VICTORIA” W BIAŁYMSTOKU, ul. Kraszewskiego 26/2, 15-025 Białystok, NIP 5422420744, REGON 050571979, KRS 0000092640, mail: iksvictoriabialystok@gmail.com.
Zapytanie ofertowe dostępne jest na stronie www.iks-victoria.pl oraz w siedzibie Zamawiającego w Białymstoku, przy ul. Kraszewskiego 26/2 .
2. Przedmiot zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest usługa zakwaterowania i wyżywienia grupy 16 osób podczas dwunastu siedmiodniowych zjazdów (każdy po 7 dób hotelowych) szkoleniowych z zakresu obsługi komputera dla osób słabowidzących i niewidomych organizowanego w ramach projektu „Komputer dla każdego 2023 – szkolenie z zakresu obsługi komputera”, współfinansowanego ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych w ramach konkursu numer 1/2022 pn. „Działamy razem” w ramach art. 36 ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (kod CPV 55000000-0 Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego).
Przedmiot zamówienia obejmuje:
1. zapewnienie zakwaterowania i wyżywienia dla 16 osób (w tym: 10 dorosłych osób niewidomych i słabowidzących – uczestników szkolenia) w pokojach jedno i dwuosobowych z pełnym węzłem sanitarnym podczas dwunastu tygodniowych szkoleń;
– każdy z sześciu zjazdów musi trwać 7 dób hotelowych, pierwszy posiłek to kolacja w dniu przyjazdu, ostatni posiłek to obiad w dniu wyjazdu;
– zjazdy muszą być zorganizowane w okresie od 15 września 2023 do 18 marca 2024 r., z wyłączeniem grudnia 2022 r., po jednym zjeździe w każdym miesiącu (przerwa między kolejnymi zjazdami musi wynosić co najmniej 2 tygodnie), z wyłączeniem tych tygodni, w których występują święta i dni ustawowo wolne od pracy;
– minimalne wyposażenie pokoju: 2 łóżka, szafa ubraniowa, stolik, 2 krzesła, telewizor, woda mineralna w pokoju co najmniej jedna butelka dziennie dla każdego zakwaterowanego, kosmetyki – mydło szampon, papier toaletowy codzienne uzupełniane codzienna wymiana ręczników, sprzątanie pokoju;
– zapewnienie pełnego wyżywienia dla uczestników – 3 posiłki dziennie (śniadanie – w formie bufetu szwedzkiego, obiad, kolacja – wszystko z udziałem co najmniej dwóch dań gorących), serwis kawowy przed każdą salą szkoleniową składający się z kawy naturalnej serwowanej z ekspresu, zestawu herbat, soki, woda mineralna, ciastka, orzeszki, chipsy – wszystko stale uzupełniane;
– ośrodek, w którym zakwaterowana będzie grupa, musi znajdować się w granicach administracyjnych Warszawy lub w odległości maksymalnie 15 kilometrów od granicy administracyjnej Warszawy; w przypadku, gdy ośrodek znajduje się poza granicą administracyjną Warszawy, odległość od ośrodka do przystanku autobusu lub tramwaju w ramach Warszawskiego Transportu Publicznego nie może przekraczać 300 metrów.
– ośrodek, w którym zakwaterowana będzie grupa, musi posiadać 2 pomieszczenia do przeprowadzenia szkolenia z zakresu obsługi komputera dla osób niewidomych i słabowidzących (każde dla 5 osób i 1 wykładowcy) przez 6 kolejnych dni podczas każdego z dwunastu zjazdów;
– każde z w/w pomieszczeń musi mieć powierzchnię minimum 12 m.kw.;
– w/w pomieszczenia będą wykorzystywane przez 6 kolejnych dni (począwszy od dnia następnego po dniu przyjazdu), po 8 godzin zegarowych: w godzinach porannych od 8.45 do 13.30, popołudniowych od 14.30 do 18.00 i wieczornych od 19.00 do 20.00;
– pomieszczenia szkoleniowe powinny być wyposażone minimum w: stoliki, krzesła i infrastrukturę techniczną umożliwiającą zainstalowanie 5 stanowisk komputerowych oraz laptopa wykładowcy (sprzęt komputerowy zapewnia Zamawiający);
– w każdym z pomieszczeń szkoleniowych musi być zapewniony bezpłatny dostęp do szybkiego Internetu.
3. Wymagania w stosunku do wykonawcy:
O wykonanie zamówienia mogą ubiegać się Oferenci, którzy:
a) posiadają uprawnienia do wykonywania działalności/świadczenia usługi obejmującej przedmiot zamówienia i są właścicielem obiektu. Oferty złożone przez pośredników (biura podróży, agencje turystyczne, konsorcja itp.) nie będą brane pod uwagę;
b) posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz potencjał techniczny, a także dysponują osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; Personel odpowiedzialny za usługi gastronomiczne powinien posiadać aktualne książeczki zdrowia. Obiekt musi spełniać warunki przewidziane dla hoteli/ośrodków zgodnie z rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie.
c) znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia (Zamawiający nie określa szczegółowego sposobu oceny spełniania tego warunku).
d) nie są powiązani osobowo lub kapitałowo ze Zleceniobiorcą lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zleceniobiorcy lub osobami wykonującymi w imieniu Zleceniobiorcy czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy, w szczególności poprzez:
– uczestnictwo w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
– posiadanie udziałów lub co najmniej 10% akcji,
– pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
– pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
Na etapie składania oferty dla potwierdzenia spełniania wymagania wskazanego w pkt. 3 a) , b), c) i d) Wykonawca złoży oświadczenie w formularzu oferty. Jeśli oferta danego Wykonawcy zostanie wybrana dostarczy on, przed podpisaniem umowy, dokumenty potwierdzające spełnianie wymagania: aktualnego odpisu z właściwego rejestru albo aktualnego zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania, w formie oryginału lub kserokopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę.
4. Oferty częściowe
Oferty nie można dzielić.
5. Kryterium oceny ofert.
Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie następujących kryteriów:
1) cena brutto ogółem (całkowity koszt) – 70%
Oferta z najniższą ceną uzyska 70 pkt. w tej części oceny. Pozostałe oferty zostaną ocenione według następującego wzoru:
An = (a min/ a n) * 70 pkt, gdzie:
a min – cena minimalna wśród złożonych ofert
a n – cena zaproponowana przez oferenta n
2) standard i wyposażenie pomieszczeń szkoleniowych – 15 %
Oferta z najwyższym standardem sal otrzyma 15 pkt. w tej części oceny.
3) warunki pobytu (standard wyposażenia pokoi i łazienek) –15 %
Oferta z najwyższym standardem pokoi otrzyma 15 pkt. w tej części oceny.
W sumie Wykonawca może uzyskać maksymalnie 100 pkt. Wartość punktową podaje się w zaokrągleniu do dwóch miejsc po przecinku.
W przypadku uzyskania jednakowej liczby punktów przez dwóch lub więcej oferentów Zamawiający zastrzega sobie prawo do określenia dodatkowego kryterium, którego ocena łącznie z punktacją uzyskaną za spełnienie powyższych kryteriów zdecyduje o dokonaniu ostatecznego wyboru.
Wybór najkorzystniejszej oferty odbędzie się na posiedzeniu komisji. Zamawiający może prowadzić negocjacje cenowe z oferentem, którego oferta została wybrana. Po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający wezwie niezwłocznie oferenta, który złożył najkorzystniejszą ofertę do zawarcia umowy. Jeżeli w terminie 14 dni od wezwania do podpisania umowy oferent nie zawrze umowy, zamawiający może zawrzeć umowę z oferentem, którego oferta była następna w kolejności.
6. Sposób przygotowania oferty.
Ofertę należy sporządzić na załączonym druku oferty, w języku polskim, w formie pisemnej, na maszynie, komputerze, nieścieralnym atramentem lub długopisem. Oferta powinna być podpisana przez osobę upoważnioną. Ewentualne poprawki w tekście oferty powinny być dokonane w sposób czytelny i parafowane.
Podane w ofercie ceny muszą uwzględniać wszystkie koszty związane z realizacją zamówienia i nie mogą ulec zmianie w trakcie trwania umowy.
Cena powinna być wyrażona w kwocie brutto i przedstawiona poprzez wskazanie stawki jednostkowej, a także łącznej ceny przedmiotu zamówienia. Wykonawca zobowiązany jest zagwarantować stałość cen jednostkowych przez cały czas trwania umowy. Wykonawca uwzględni w cenie wszelkie rabaty i upusty oraz usługi dodatkowe, których zamierza udzielić Zamawiającemu.
Wykonawcy zobowiązani są zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi w zapytaniu ofertowym i przygotować ofertę zgodnie z wymaganiami określonymi w tym dokumencie. Oferty przygotowane niezgodnie z wymaganiami niniejszego zapytania nie będą podlegać ocenie.
Wykonawcy ponoszą wszelkie koszty własne związane z przygotowaniem i złożeniem oferty, niezależnie od wyniku postępowania.
7. Miejsce i termin złożenia oferty.
Ofertę i oświadczenie o spełnieniu wymogów formalnych oraz braku powiązań kapitałowych i osobowych należy złożyć na piśmie, osobiście lub przesłać pocztą na adres: INTEGRACYJNY KLUB SPORTOWY „VICTORIA” W BIAŁYMSTOKU, ul. Kraszewskiego 26/2, 15-025 Białystok, w zamkniętej kopercie, trwale zabezpieczonej, uniemożliwiającej otwarcie i zapoznanie się z treścią przed upływem terminu otwarcia. Na kopercie należy dopisać: „ZAPYTANIE 1/KDK/2023″.
Ofertę złożyć należy w terminie do dnia 28 lipca 2023 r. do godz. 12.00 (w przypadku ofert składanych drogą pocztową decyduje data stempla pocztowego). Oferty złożone po terminie, na innym druku, niekompletne lub niespełniające stawianych wymagań nie będą rozpatrywane.
Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę.
W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.
8. Osoba uprawniona do porozumiewania się z potencjalnymi wykonawcami.
Osobą uprawnioną do kontaktu ze strony Zamawiającego jest:
Przemysław Warszewski, mail: iksvictoriabialystok@gmail.com .
9. Unieważnienie postępowania.
Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania na każdym etapie bez podania przyczyny.
10. Uwagi końcowe.
1. Powyższe zapytanie ofertowe prowadzone jest w ramach zasady konkurencyjności i nie stanowi przedmiotu zamówienia publicznego w ramach przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U. z 2013r poz. 907 z póź. zm. )
2. Propozycje składane przez zainteresowane podmioty w odpowiedzi na zapytanie ofertowe nie są ofertami w rozumieniu kodeksu cywilnego.
3. Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania INTEGRACYJNEGO KLUBU SPORTOWEGO „VICTORIA”” do zawarcia umowy. INTEGRACYJNY KLUB SPORTOWY „VICTORIA” może odstąpić od podpisania umowy bez podania uzasadnienia swojej decyzji.
4. Niniejsze postępowanie prowadzone jest zgodnie z Zasadami wspierania realizacji zadań z zakresu rehabilitacji zawodowej i społecznej osób niepełnosprawnych, zlecanych fundacjom oraz organizacjom pozarządowym przez PFRON.
Załączniki: